一般事務の仕事ってどんなことをするの?一日の流れを解説

オフィスワークの一般事務は、必ずと言っていいほどほとんどの会社にある職種です。重労働はないので女性向きの仕事となってます。現に女性が多く働く場所として一般事務が多くなってます。

一般事務では、パソコンを使うことが多いので、ワードやエクセル、パワーポイントなどのスキルを高めておく必要があります。実際に一般事務の仕事を知りたい方も多くいらっしゃるかと思いますので、そういった方のために、一日の流れを紹介いたします。

一般事務の一日の仕事流れ

午前中に終わらす仕事

朝出勤をしたら、メールのチェックをしたり、その日に終わらせなければならない仕事を確認することが大切となります。

その後各自手分けをして書類作成やデータ入力をパソコンで行いますので、集中力を要する仕事となります。午前中は比較的電話がかかってくる数も少ないので、集中して作業をする時間としては最適となってます。

人によっては、上司から郵便物を出すことを命じられたり、切手やハイウエイカードを購入するという雑用も、一般事務の仕事となってます。また、来客があった時や休憩時間に社員に対してお茶を出したりすることも仕事となってますので、基本的なビジネスマナーは身に付けておくことが必要です。

極力午前中に出来る作業は、午前中のうちに済ませておくことが必要となります。

午後に終わらす仕事

お弁当を食べて午後の仕事を行う際、集中力が続かないこともあって、仕事に支障が出ることもあるので、そういった感じになったと思ったら、トイレに行ったりして気分を変えることもあります。

午前と違って、午後は、来客や電話がかかってくる頻度が多くなる時間となりますので、作業がなかなか進まないこともありますので、自分がやるべき仕事を臨機応変に計画を立てて行うことが重要となります。

今日中に発送しなければならないものなどの対応もしなければならないです。銀行や郵便局などは窓口が開いている時間帯が決まってますので、迅速な行動が必要になります。

また、社内では、会議を行うこともありますので、会議の準備をすることになります。会議に必要な書類を作成したり、座席のセッティング、プロジェクターをセッティングしたりすることが多くなります。

会議が終わったり、来客が帰ったりした後の片づけもすることになります。

夕方に終わらす仕事

この時間になると、作業も終盤になってきますが、その日に仕上げなければならない仕事が残っていれば、上司に報告をして同僚に手伝ってもらうなどして、必ず今日出来る仕事はその日に終わらすということが重要となります。

明日の予定

その後、仕事を終える前に今日の日報を書くことになるのですが、次の日の予定を上司から聞き、自分なりにスケジュールを立てることが必要となります。

このスケジュールの立て方で、作業がスムーズに進められるかが決まってきます。一般事務の方は、極力残業をしないように心がけることが大切です。一般事務の仕事は、そんなに大変な仕事を与えられることはないので、うまく計画を立てることが出来れば、早めに仕事を終えることが出来ます。

自分の仕事がなくなった時には、上司に報告をして、次の仕事があるのか指示を仰ぐことが必要となります。報告をする方は、必ず仕事を与えてくれた担当の上司に言うことが大切となります。

自分に次の日にやる仕事がある場合には、その仕事を自分のやりやすいように、工夫をすることもいいです。

まとめ

一般事務の職種は、主にはデータ作業となってますので、作業の効率性を考えて行うことが必要なのです。作業によっては、チーム制で行う場合がありますので、作業が遅れると他の方に迷惑がかかることから、協力し合うことがとても重要になってきます。

個人で行う時には、自分のペースで行えばいいですが、急ぎの仕事であれば、今までやっていた仕事を優先として行うことが基本となります。

作業自体が軽いものとなってるので、女性に適している仕事となってますが、その職種に応募する時は、自分に合っている仕事かを見極めることが必要となります。一般事務は、会社の要となってますので、スキルを予め持っていれば、重要な作業も指示されることもあります。

特に必要な資格はなくても応募が出来る職種となってますので、未経験でも応募のしやすさはあります。

新人で入社をすることになった時には、まずはお得意様の情報を頭に入れることが必要となります。電話応対はオフィスワークでは基本中の基本となってるので、応対の仕方は、出来るようにしておくことが必要です。

午前と午後では、基本的には仕事の違いがあることが多いです。やるべきことをしっかりと整理をして、一日の作業を行うことが必要となります。一般事務はパソコンのスキルと、ビジネスのスキルがあれば、

誰でも出来る仕事となりますので、チャレンジ精神で挑戦してみるのことも大切です。新人の時には、失敗はつきものなので、モチベーションを下げるのではなく、前に向いて進んでいくという気持ちを持つことが大切です。

スポンサーリンク
スポンサーリンク